Urząd Gminy Wisznice

II. Zakres czynności na stanowisku pracy:

1. Do zakresu obsługi sekretariatu należy w szczególności:

1/przyjmowanie, wysyłanie i rozdzielanie korespondencji na zewnątrz i wewnątrz Urzędu zgodnie z dyspozycją Wójta lub Sekretarza oraz prowadzenie jej ewidencji,

2/prowadzenie ogólnych dzienników pism wpływających i wychodzących,

3/nadawanie przesyłek do wysłania w siedzibie operatora pocztowego oraz odbiór przesyłek nadesłanych,

4/przyjmowanie pism sądowych, komorniczych i z Urzędu Skarbowego nadsyłanych w  celu ogłoszenia, prowadzenie ich ewidencji, umieszczanie na tablicy ogłoszeń Urzędu oraz terminowe ich odsyłanie z informacją, w jakim okresie były wywieszone,

5/prenumerata czasopism i zaopatrywanie Urzędu w wydawnictwa specjalistyczne,

6/przygotowywanie pomieszczeń, organizacja i obsługa spotkań, zebrań, narad organizowanych przez Wójta i sekretarza Gminy,

7/wystawianie i prowadzenie ewidencji wyjazdów służbowych pracowników Urzędu,

8/dbałość o aktualność i estetykę wywieszanych materiałów na tablicach ogłoszeń informacyjnych wewnątrz Urzędu,

9/prowadzenie grafiku korzystania z sali konferencyjnej,

10/prowadzenie sekretariatu Wójta w tym:

    a/kalendarza spotkań i wyjazdów służbowych,

    b/obsługa gości i interesantów,

    c/dbanie o zakupy na potrzeby sekretariatu,

    d/prowadzenie rejestru indywidualnych załatwień interesantów Wójta.

 11/przygotowywanie okolicznościowej korespondencji z okazji  świąt i uroczystości,

 12/obsługa wizyt i delegacji krajowych i zagranicznych,

 13/nadzór i organizacja Obsługi Biura Klienta.

2.Prowadzenie spraw w zakresie zaopatrzenia pracowników obsługi Urzędu w odzież ochronną.

3.Prowadzenie spraw w zakresie archiwum zakładowego:

1/przyjmowanie od pracowników w określonych terminach materiałów archiwalnych zgodnie z instrukcja kancelaryjną i archiwalna,

2/segregowanie, porządkowanie oraz utrzymywanie archiwum zgodnie z przepisami archiwalnymi,

3/wnioskowanie o dokonanie wybrakowania dokumentacji nie archiwalnej,

4/pełnienie nadzoru nad sporządzaniem dokumentacji archiwalnej i w razie potrzeby udzielanie pomocy przy sporządzaniu spisów zdawczo - odbiorczych. 

5/udostępnianie akt do celów służbowych.

4.Prowadzenie spraw związanych z ochroną zdrowia należących do kompetencji Gminy.

5.Realizacja programów zdrowotnych obejmujących dzieci i młodzież szkolną w szczególności w zakresie korekcji wad postawy, szczepień jak również programów zdrowotnych skierowanych do grup społecznych,

6.Prowadzenie sprawozdawczości w zakresie realizacji programów zdrowotnych w gminie.

7.Prowadzenie rejestru instytucji kultury, jego aktualizacja i wydawanie wypisów na potrzeby instytucji uprawnionych.

8.Prowadzenie rejestru wniosków o udostępnienie informacji publicznej.